UG Unisław

Charakterystyka referatu

Referat ds. organizacyjno-prawnych – (OP) podległy bezpośrednio Wójtowi i obejmujący następujące stanowiska pracy:
1. Kierownik referatu.
2. Stanowisko ds. budownictwa, infrastruktury i zagospodarowania przestrzennego.
3. Stanowisko ds. obsługi sekretariatu.
4. Stanowisko ds. obsługi Rady Gminy.
5. Stanowisko ds. kadr.
6. Stażyści i praktykanci.



1. W zakresie obsługi sekretariatu:
a) przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,   
b) prowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw,
c) prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,
d) prowadzenie ewidencji korespondencji,
e) prowadzenie ewidencji oraz nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
f) przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski,
g) obsługa centrali telefonicznej i poczty elektronicznej,
h) prenumerata gazet i czasopism,
i) wyposażenie urzędu w sprzęt i materiały biurowe
j) przyjmowanie ogłoszeń sądowych i wywieszanie ich na tablicy ogłoszeń urzędu,
k) obsługa Rady Społecznej Gminnego Ośrodka Zdrowia,
l) prowadzenie rejestru delegacji służbowych, wydawanie druków delegacji i rozliczanie delegacji,
ł) przygotowywanie umów z pracownikami na korzystanie z prywatnych samochodów do celów służbowych, kontrola prawidłowości realizacji umów,

2. W zakresie obsługi Rady Gminy należy:
a) obsługa kancelaryjno-biurowa Rady i jej Komisji, w tym przygotowanie obrad sesji Rady i jej Komisji oraz terminowe i właściwe przygotowanie kompletów materiałów,
b) przygotowanie projektów uchwał Rady,
c) sporządzanie dokumentacji z obrad Rady i posiedzeń Komisji,
d) prowadzenie rejestru uchwał, wniosków i interpelacji z obrad sesji Rady,
e) terminowe wysyłanie podjętych uchwał, do organów nadzoru oraz do publikacji w Dzienniku Urzędowym Województwa Kujawsko Pomorskiego,
f) prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
g) przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,

3. Organizowanie i obsługa wyborów sołtysów i rad sołeckich, w tym:
a) protokołowanie przebiegu wyborów samorządów wiejskich,
b) ewidencjonowanie zbiorów protokołów zebrań wiejskich,                                          
c) nadawanie biegu wnioskom i uchwałom zebrań wiejskich, 

4. Współpraca z sołectwami z zakresu funduszu sołeckiego,

5. Współpraca z organizacjami pozarządowymi, w tym:
a) organizowanie konkursów,
b) nadzór nad prawidłowym przebiegiem realizacji zadań powierzonych w ramach konkursów,
c) sprawozdawczość;
d) rozliczanie dotacji dla organizacji pożytku publicznego,                   

6. Prowadzenie zbioru przepisów gminnych,

7. Prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi pracowników urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych, radnych i Wójta,

8. W zakresie spraw związanych z planowaniem i zagospodarowaniem przestrzennym:
a)  przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy,
b) koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,
c) koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
d) przechowywanie studium i planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów,
e) prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
f) ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny,
g) dokonywanie analiz wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
h) prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy i zagospodarowania  terenu,
i) prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
j) rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu,

9. Prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska:
a) prowadzenie spraw związanych z przygotowywaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia,
b) prowadzenie wykazu wniosków w sprawie wydania decyzji o środowiskowych 
 uwarunkowaniach zgody na realizacje przedsięwzięcia,    
c) opiniowanie projektów decyzji o warunkach decyzji i inwestycji celu publicznego -
dla inwestycji lokalizowanych przy drogach gminnych,
d) prowadzenie postępowań, przygotowywanie informacji o zakresie korzystania ze środowiska oraz o wysokości należnych opłat,
e) prowadzenie ewidencji wyrobów zawierających azbest,

10. Prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem środków finansowych w WFOŚ i GW,

11. Organizowanie zdarzeń kulturalnych i współdziałanie z Gminnym Domem Kultury oraz innymi instytucjami kultury w zakresie działalności kulturalnej i promocyjnej gminy,

12. Rozliczanie dotacji dla OSP,

13. Prowadzenie spraw związanych z obliczaniem i rozliczaniem ekwiwalentów dla członków Ochotniczych Straży Pożarnych.

14. W zakresie kadr:
a) prowadzenie sprawozdawczości w zakresie kadr,
b) prowadzenie spraw kadrowych pracowników urzędu gminy oraz kierowników jednostek organizacyjnych gminy,
c) prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz kontrola i rozliczanie czasu pracy pracowników,
d) prowadzenie księgi wyjść prywatnych i służbowych,
e) rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników z ubezpieczenia społecznego i zdrowotnego,

15. W zakresie ubezpieczenia mienia i pracowników:     
a) aktualizacja wykazów mienia i osób podlegających ubezpieczeniu,
b) kontrola ważności polis zawieranych przez Gminę i Urząd Gminy
c) prowadzenie spraw nieobowiązkowego ubezpieczenia pracowników gminy,
d) ubezpieczanie majątku gminy i obsługa spraw związanych ze szkodami majątkowymi,

16. W zakresie spraw organizacyjno-prawnych:
a) współpraca z radcą prawnym,
b) zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójtowi, Sekretarzowi i Skarbnikowi,
c) przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań – w tym protokołowanie -  organizowanych przez Wójta i Sekretarza,
d) umawianie i prowadzenie terminarza spotkań kadry kierowniczej Urzędu Gminy,
e) przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych referatów,

17. W zakresie pozyskiwania środków:
a) monitorowanie dostępności środków zewnętrznych na realizację projektów Gminy, a w szczególności środków pozabudżetowych możliwych do pozyskania na realizację projektów, mających na celu rozwój społeczno-gospodarczy gminy,
b) pomoc w koordynacji/koordynacja projektów miękkich, społecznych realizowanych w Urzędzie współfinansowanych ze środków unijnych i innych środków pomocowych,
c) bieżąca obsługa administracyjna i archiwizacja projektów,
d) przygotowywanie wniosków i innej dokumentacji w zakresie pozyskiwania środków z dostępnych programów, funduszy i mechanizmów finansowania,
e) współpraca z komórkami organizacyjnymi Urzędu i gminnymi jednostkami organizacyjnymi w zakresie pozyskiwania środków pomocowych,
f) gromadzenie danych niezbędnych do właściwego opracowywania dokumentacji aplikacyjnej, w tym danych charakteryzujących rozwój gminy oraz danych dotyczących założeń społeczno-gospodarczych.