UG Unisław

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Unisław

Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Unisław
 
 
Rozdział I.
POSTANOWIENIA OGÓLNE
 
§ 1
Regulamin Organizacyjny Urzędu Gminy Unisław, zwany dalej Regulaminem, określa:
1.    Postanowienia ogólne.
2.    Zakres działania i zadania Urzędu.
3.    Organizację Urzędu.
4.    Zasady funkcjonowania Urzędu.
5.    Zakresy zadań Wójta, Zastępcy Wójta, Sekretarza Gminy i Skarbnika Gminy.
6.    Podział zadań pomiędzy referatami i samodzielnymi stanowiskami pracy.
7.    Ogólne zasady podpisywania dokumentów i korespondencji Urzędu.
8.    Akty prawne Wójta.
9.    Zasady udzielania informacji dziennikarzom.
10.    Organizację działalności kontrolnej.
11.    Przyjmowanie i załatwianie skarg, wniosków i petycji.
12.    Pieczęcie i pieczątki.
13.    Postanowienia końcowe.
 
§ 2
Ilekroć w Regulaminie jest mowa o:
1.    Gminie - należy przez to rozumieć Gminę Unisław,
2.    Radzie - należy przez to rozumieć Radę Gminy Unisław,
3.    Wójcie, Zastępcy Wójta, Sekretarzu, Skarbniku - należy przez to rozumieć odpowiednio: Wójta  Gminy Unisław, Zastępcę Wójta Gminy Unisław, Sekretarza Gminy Unisław oraz Skarbnika Gminy Unisław,
4.    Organach Gminy – należy przez to rozumieć Wójta oraz Radę Gminy Unisław,
5.    Urzędzie – należy rozumieć Urząd Gminy w Unisławiu,
6.    Jednostkach Oświatowych – należy przez to rozumieć szkoły i przedszkola, których organem założycielskim jest Gmina Unisław,
7.    Gminnym Ośrodku Pomocy Społecznej – należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Pomocy Społecznej w Unisławiu,
8.    Gminnym Ośrodku Kultury- należy przez to rozumieć Gminny Ośrodek Kultury w Unisławiu,
9.    Komórce organizacyjnej – należy przez to rozumieć Referaty.
 
§ 3
1.    Urząd jest jednostką budżetową Gminy.
2.    Urząd jest pracodawcą dla zatrudnionych w nim pracowników.
3.    Kierownikiem Urzędu i zwierzchnikiem służbowym wszystkich pracowników jest Wójt.
4.    Urząd jest jednostką organizacyjną Gminy zapewniającą obsługę administracyjną, organizacyjną i techniczną organów Gminy oraz obsługę finansową innych jednostek w zakresie określonym uchwałami rady gminy podjętymi na podstawie art. 10a i 10b ustawy z dnia 8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym ( Dz. U. z 2019 r. poz. 509) i zawartymi z Wójtem również na tej podstawie porozumieniami.
5.    Siedzibą Urzędu jest miejscowość Unisław.
 
§ 4
1. Godziny pracy Urzędu w poszczególne dni tygodnia określa Wójt uwzględniając wymiar czasu pracy obowiązujący pracowników samorządowych oraz uregulowania Kodeksu pracy w sprawie rozkładu czasu pracy.
2. Urząd Stanu Cywilnego udziela ślubów w każdy dzień tygodnia, w niedziele i święta.
3. Zasady i tryb funkcjonowania Urzędu szczegółowo określa Regulamin pracy Urzędu, który w drodze zarządzenia wydaje Wójt.
 
Rozdział II.
ZAKRES DZIAŁANIA I ZADANIA URZĘDU

§ 5
1. Urząd jest jednostką organizacyjną powołaną do wykonywania zadań publicznych
o znaczeniu lokalnym.
2. Urząd realizuje zadania:
1)   własne, wynikające z ustaw, statutu Gminy i uchwał Rady,
2)   zlecone z zakresu administracji rządowej na mocy ustaw,
3)   przejęte w drodze porozumień zawartych z organami administracji rządowej,
4)   powierzone na podstawie porozumień zawartych z jednostkami samorządu terytorialnego,
5)   przejęte w drodze uchwał rady gminy podjętych zgodnie z obowiązującymi ustawami,
6)   przejęte w drodze porozumień Wójta z gminnymi instytucjami kultury.
 
 
§ 6
1.    Do zadań Urzędu należy zapewnienie pomocy  organom Gminy w wykonywaniu ich zadań i kompetencji, w szczególności:
1)   przygotowywanie materiałów, decyzji, postanowień i innych aktów z zakresu administracji publicznej,
2)   wykonywanie – na podstawie udzielonych upoważnień – czynności faktycznych wchodzących w zakres zadań gminy,
3) zapewnienie możliwości przyjmowania, rozpatrywania oraz załatwiania skarg i wniosków,
4) przygotowywanie dokumentów w celu uchwalenia budżetu oraz jego wykonywania,
5) realizacja innych obowiązków i uprawnień wynikających z przepisów prawa, zawartych porozumień i uchwał Rady,
6) realizacja obowiązków i uprawnień służących urzędowi, jako pracodawcy – zgodnie z obowiązującymi w tym zakresie przepisami prawa,
7) prowadzenie do powszechnego wglądu zbioru przepisów gminnych,
8) stosowanie instrukcji kancelaryjnej w zakresie przyjmowania, ewidencjonowania, wysyłania korespondencji, a także przechowywania i przekazywania akt do archiwum.
2.    Do zadań Urzędu należy zapewnienie zgodnie z podjętymi przez radę gminy uchwałami i porozumieniami obsługi finansowej Gminnego Ośrodka Pomocy Społecznej, Jednostek Oświatowych, Gminnego Ośrodka Kultury.
3.    W zakresie określonym odrębnymi przepisami Urząd udostępnia informację publiczną i dokumenty urzędowe.
4.    W wykonaniu swych zadań Urząd zapewnia ochronę informacji i danych osobowych zgodnie z obowiązującymi przepisami.
 
 
 
Rozdział III.
ORGANIZACJA URZĘDU
 
§ 7
W Urzędzie tworzy się następujące stanowiska kierownicze:
1) Wójt,
2) Zastępca Wójta,
3) Sekretarz,
4) Skarbnik,  
5) Kierownik referatu ds. organizacyjno – prawnych – funkcja pełniona przez Zastępcę Wójta,
6) Kierownik referatu planowania i finansów – funkcja pełniona przez Skarbnika,
7) Kierownik referatu ds. administracyjno - rozliczeniowych jednostek gminy – funkcja pełniona przez Skarbnika,
8) Kierownik referatu ds. gospodarki komunalnej, wodnej, rolnictwa, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego – funkcja pełniona przez Sekretarza, 
9) Kierownik referatu ds. inwestycji i pozyskiwania funduszy – funkcja pełniona przez Zastępcę Wójta,
10) Kierownik Urzędu Stanu Cywilnego – funkcja pełniona przez Wójta,
11) Kierownik referatu ds. budownictwa, lokali i gospodarki gruntami.
 
§ 8
1. W Urzędzie funkcjonują:
1) Referat ds. organizacyjno-prawnych – (OP) podległy bezpośrednio Zastępcy Wójta
i obejmujący następujące stanowiska pracy:
a) Kierownik referatu – Zastępca Wójta,
b) Stanowisko ds. obsługi sekretariatu,
c) Stanowisko ds. obsługi Rady Gminy,
d) Stanowisko ds. archiwum,
e) Radca prawny,
f) Stażyści i praktykanci.
 2) Referat Planowania i Finansów – (PLF) podlegający bezpośrednio Skarbnikowi
i obejmujący następujące stanowiska:
a)    Kierownik referatu - Skarbnik,
b)   Stanowiska ds. rozliczeń księgowych,
c)    Stanowisko ds. wymiaru podatków i działalności gospodarczej,
d)   Stanowisko ds. księgowości podatkowej,
e)    Stanowisko ds. poboru i rozliczeń księgowych wody i ścieków,
f)    Stanowisko ds. kadr, rozliczeń i płac.
 3) Referat ds. administracyjno-rozliczeniowych jednostek gminy (RG) podległy bezpośrednio Skarbnikowi i obejmujący następujące stanowiska:
a)    Kierownik referatu – Skarbnik,
b)   Stanowisko ds. oświaty,
c)    Stanowiska ds. rozliczeń księgowych,
d)   Stanowisko ds. kadr, rozliczeń i płac.
4) Referat ds. gospodarki komunalnej, wodnej, rolnictwa, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego – (GK, OC) podlegający bezpośrednio Sekretarzowi i obejmujący następujące stanowiska:
a) Kierownik referatu - Sekretarz,
b) (uchylony),
c) Stanowisko ds. zabytków, zgromadzeń, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego,
d) Stanowisko ds. hydroforni,
e) Stanowisko ds. oczyszczalni ścieków,
f) Stanowisko ds. obsługi hali sportowej,
g) Stanowiska obsługi:
     - Elektryk- prace porządkowe,
     - Konserwator,
     - Sprzątaczka
     - w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych.
 5) Referat ds. inwestycji i pozyskiwania funduszy (IF) podległy bezpośrednio Zastępcy Wójta i obejmujący następujące stanowiska:
a) Kierownik referatu – Zastępca Wójta,
b) Stanowisko ds. pozyskiwania funduszy unijnych i zamówień publicznych,
c) Informatyk.
 6) Samodzielne stanowiska podległe bezpośrednio Wójtowi:
a) Z-ca Kierownika USC (USC),
b) Stanowisko ds. ewidencji ludności i stanu cywilnego (USC),
c) Pełnomocnik ds. ochrony informacji niejawnych (IN),
d) Pełnomocnik ds. rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii (PAN),
e) Kierownik świetlicy (KS),
f) Opiekunowie osób starszych, pielęgniarka, fizjoterapeuta i animator (DDPS),
g) Inspektor Ochrony Danych (IOD),
h) Stanowisko ds. przedsiębiorczości i rozwoju ekonomii społecznej (ES)
i) Audytor wewnętrzny (AW).
7) Referat ds. budownictwa, lokali i gospodarki gruntami (BLG) podległy bezpośrednio Sekretarzowi Gminy i obejmujący następujące stanowiska pracy:
a) Kierownik referatu,
b) Stanowisko ds. budownictwa, lokali i gospodarki gruntami.
2. Zmian w podziale referatu na stanowiska pracy dokonuje Wójt w drodze zarządzenia
wewnętrznego. Szczegółowy opis zadań na danym stanowisku określa zakres czynności danego pracownika.
3. W uzasadnionych przypadkach w Urzędzie mogą być tworzone i likwidowane stanowiska pracy.
4. W Urzędzie może być świadczona praca również na podstawie umowy zlecenia
i umowy o dzieło.
5. Wielkość zatrudnienia w Urzędzie w ramach przyznanych środków na wynagrodzenia określa Wójt.
6. W Urzędzie mogą funkcjonować zespoły doradcze, opiniodawcze i wykonawcze do realizacji   projektów, przedsięwzięć i zadań. Skład osobowy, zakres działania i tryb pracy zespołów określa Wójt w dokumencie o ich powołaniu, o ile nie wynika to
z odrębnych przepisów.
 
§ 9
Strukturę organizacyjną Urzędu określa schemat organizacyjny, stanowiący załącznik nr 1 do Regulaminu.

 
Rozdział IV.
ZASADY FUNKCJONOWANIA URZĘDU

§ 10
Urząd działa w oparciu o następujące zasady:
1) praworządności,
2) służebności wobec społeczności lokalnej,
3) racjonalnego gospodarowania mieniem publicznym,
4) jednoosobowego kierownictwa,
5) podziału kompetencji,
6) kontroli wewnętrznej,
7) wzajemnego współdziałania,
8) jawności spraw publicznych,
9) racjonalnego doboru kadry kierowniczej.
 
§ 11
1.    Pracownicy Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków działają na podstawie prawa
i w granicach prawa i obowiązani są do ścisłego jego przestrzegania.
2.    Pracownicy Urzędu zobowiązani są do przestrzegania ochrony danych osobowych
i informacji niejawnych.
 
§ 12
1.      Pracownicy Urzędu w wykonywaniu zadań są zobowiązani służyć Gminie i Państwu.
2.      Pracowników Urzędu obowiązuje zachowanie uprzejmości i życzliwości w kontaktach ze zwierzchnikami, podwładnymi, współpracownikami oraz w kontaktach
z obywatelami.
§ 13
1.    Gospodarowanie środkami rzeczowymi odbywa się w sposób racjonalny, celowy
i oszczędny z uwzględnieniem zasady szczegółowej staranności w zarządzaniu mieniem komunalnym.
2.    Zakupy i inwestycje są realizowane zgodnie z przepisami dotyczącymi udzielania zamówień publicznych.

§ 14
1.    Jednoosobowe kierownictwo polega na obowiązku wykonywania poleceń bezpośredniego przełożonego wynikających ze służbowego podporządkowania.
2.    Urzędem kieruje Wójt i wykonuje zadania przy pomocy Zastępcy Wójta, Sekretarza
i Skarbnika, którzy ponoszą  odpowiedzialność przed Wójtem za realizację swoich zadań.
3.    Kierownicy poszczególnych komórek organizacyjnych są bezpośrednimi przełożonymi podległych im pracowników i sprawują nad nimi nadzór.
4.    W przypadku nieobecności Kierownika komórki organizacyjnej jego obowiązki przejmują osoby zaproponowane przez Kierownika i zaakceptowane przez Wójta.
 
§ 15
1.      Urząd realizuje zaplanowane zadania zgodne z budżetem gminy.
2.      Szczegółowe zasady planowania zadań w Urzędzie są określane odrębnymi przepisami i poleceniami.
3.      Planowanie zadań nie obejmuje czynności administracyjnych o charakterze powtarzalnym i nieskutkującym wydatkami budżetu przy ich realizacji.

 
 
Rozdział V.
ZAKRESY ZADAŃ WÓJTA, ZASTĘPCY WÓJTA, SEKRETARZA GMINY I SKARBNIKA GMINY


§ 16
1.    Do zakresu zadań Wójta należy w szczególności:
1)   kierowanie bieżącymi sprawami Gminy i reprezentowanie jej na zewnątrz,
2)   przedkładanie Radzie projektów uchwał,
3)   wykonywanie budżetu oraz innych uchwał Rady oraz przedkładanie ich Wojewodzie i Regionalnej Izbie Obrachunkowej,
4)   wykonywanie uprawnień zwierzchnika służbowego wobec pracowników Urzędu
i kierowników gminnych jednostek organizacyjnych, określanie zakresów czynności dla Zastępcy Wójta, Sekretarza i Skarbnika,
5)   dokonywanie ocen pracy pracowników bezpośrednio podległych Wójtowi,
6)   określanie polityki kadrowej i płacowej,
7)   udzielanie upoważnień pracownikom Urzędu do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej oraz upoważnień do wykonywania określonych zadań lub czynności,
8)   zapewnienie przestrzegania prawa przez wszystkich pracowników,
9)   udzielanie odpowiedzi na interpelacje i zapytania radnych, o ile Statut Gminy nie stanowi inaczej,
10)    udzielanie pełnomocnictw procesowych,
11)    przyjmowanie oświadczeń o stanie majątkowym (i innych oświadczeń wynikających z przepisów prawa) od Zastępcy Wójta, Sekretarza, Skarbnika, kierowników jednostek organizacyjnych gminy, pracowników samorządowych upoważnionych przez Wójta do wydawania w jego imieniu decyzji administracyjnych oraz kopii oświadczeń radnych od przewodniczącego rady gminy i udostępnienie wszystkich oświadczeń w trybie właściwym dla udostępnienia informacji publicznej,
12)    wydawanie decyzji w indywidualnych sprawach z zakresu administracji publicznej,
13)    wykonywanie innych zadań zastrzeżonych dla Wójta przez przepisy prawa
i Regulamin oraz uchwały Rady,
14)    gospodarowanie mieniem komunalnym, w tym:
a)    składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem,
b)   udzielanie pełnomocnictw kierownikom gminnych jednostek organizacyjnych nieposiadających osobowości prawnej,
15)    opracowanie planu operacyjnego ochrony przed powodzią oraz ogłaszanie
i odwoływanie pogotowia i alarmu przeciwpowodziowego,
16)    zatwierdzanie dokumentów finansowych,
17)    współdziałanie ze środkami masowego przekazu,
18)    powierzanie określonych spraw Zastępcy Wójta i Sekretarzowi,
19)    pełnienie funkcji szefa obrony cywilnej,
20)    nadzór nad Zastępcą Wójta, Sekretarzem, Skarbnikiem, Kierownikami referatów
i samodzielnymi stanowiskami pracy.
2. W zakresie zarządzania kryzysowego Wójt zapewnia na obszarze gminy realizację następujących zadań:
1) całodobowe alarmowanie członków gminnego zespołu zarządzania kryzysowego,
a w sytuacjach  kryzysowych zapewnienie całodobowego dyżuru w celu zapewnienia przepływu informacji oraz  dokumentowania prowadzonych czynności,
2) współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej,
3) nadzór nad funkcjonowaniem systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania ludności,
4) współpracę z podmiotami realizującymi monitoring środowiska,
5) współdziałanie z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze
i humanitarne,
6) realizację zadań stałego dyżuru na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa.
3. W przypadkach określonych odrębnymi przepisami Wójt wykonuje zadania przy pomocy innych jednostek organizacyjnych.
  
§ 17
1. Do zakresu zadań Zastępcy Wójta należy:
1) podczas nieobecności Wójta:
a)        wykonywanie wszystkich bieżących spraw publicznych gminy należących do kompetencji Wójta,
b)        zastępowanie w sprawach bieżących Urzędu i kierowanie pracą Urzędu,
c)        sprawowanie funkcji Wójta,
2) podczas obecności Wójta:
a)        wykonywanie zadań powierzonych przez Wójta na podstawie odrębnych upoważnień i pełnomocnictw,
b)        zastępowanie Wójta w sprawach bieżących urzędu, z zastrzeżeniem spraw zastrzeżonych do wyłącznej kompetencji Wójta,
c)        wykonywanie w imieniu Wójta funkcji kierownika administracyjnego Urzędu,
d)        kierowanie pracą Referatu ds. organizacyjno-prawnych oraz Referatu
ds. inwestycji i pozyskiwania funduszy i wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego Referatu ds. organizacyjno-prawnych, jak również Referatu
ds. inwestycji i pozyskiwania funduszy oraz dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,
e)        wydawanie decyzji administracyjnych w sprawach z zakresu administracji publicznej,
f)         składanie oświadczeń woli w imieniu Gminy w zakresie zarządu mieniem na podstawie udzielonych przez Wójta pełnomocnictw, z zastrzeżeniem postanowień ustawy,
g)        przyjmowanie interesantów w sprawach skarg i wniosków,
h)        załatwianie spraw oraz udzielanie informacji publicznej,  
i)         reprezentowanie gminy, w tym podczas uroczystości,
j)         współdziałanie z Radą, Wójtem, Sekretarzem, Skarbnikiem, jednostkami pomocniczymi, jednostkami organizacyjnymi oraz komórkami organizacyjnymi nie podległymi bezpośrednio Zastępcy Wójta,
k)        załatwianie skarg na bezpośrednio podległych pracowników,
l)         nadzór nad osobami odbywającymi praktyki i staże w Urzędzie,
m)     nadzór nad przebiegiem służby przygotowawczej,
n)        nadzór nad prowadzeniem spraw kadrowych i związanych z doskonaleniem kadr, w tym organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego,
o)        wykonywanie innych powierzonych odrębnie zadań.
2.    Przy wykonywaniu swoich zadań i kompetencji Zastępca Wójta działa w granicach określonych odrębnymi imiennymi pełnomocnictwami i upoważnieniami udzielonymi przez Wójta.
3.    Do zakresu czynności Zastępcy Wójta należy również przejęcie zadań i kompetencji Wójta, w przypadku przemijającej przeszkody w wykonywaniu zadań i kompetencji Wójta spowodowanej okolicznościami, o których mowa w art. 28g ustawy z dnia
8 marca 1990 r. o samorządzie gminnym.
 
 
§ 18
Do zadań Sekretarza należy zapewnienie sprawnego funkcjonowania Urzędu,
a w szczególności:
1)   opracowywanie  projektów  zmian Regulaminu i Zarządzeń Wójta, przygotowywanie projektów uchwał rady w zakresie swego działania,
2)   kierowanie pracą Referatu ds. gospodarki komunalnej, wodnej, rolnictwa, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego oraz Referatu ds. budownictwa, lokali i gospodarki gruntami i wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego Referatu ds. gospodarki komunalnej, wodnej, rolnictwa, obrony cywilnej i zarządzania kryzysowego i Referatu ds. budownictwa, lokali i gospodarki gruntami oraz dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,
3)   nadzór nad organizacją pracy w Urzędzie,
4)   zapewnienie prawidłowego załatwiania spraw Obywateli w Urzędzie oraz skarg
i wniosków,
5)   sprawowanie nadzoru nad poprawnością formalno–prawną przygotowywanych spraw i decyzji, w tym przestrzegania praworządności,
6)   prowadzenie wewnętrznej kontroli w Urzędzie oraz organizowanie kontroli zewnętrznej,
7)   zapewnienie nadzoru organizacyjnego nad GOPS, GBP, GOK, Szkołami gminnymi
i przedszkolem gminnym,
8)   opracowywanie zakresów czynności dla samodzielnych stanowisk i Kierowników Referatów,
9)   zapewnienie właściwej dyscypliny pracy w Urzędzie,
10)    nadzór nad przestrzeganiem tajemnicy państwowej i służbowej,
11)    przedkładanie Wójtowi propozycji dotyczących usprawnienia pracy Urzędu,
12)    nadzór nad przygotowywaniem projektów uchwał Rady i Zarządzeń Wójta,
13)    koordynacja i organizacja spraw związanych z wyborami i spisami,
14)    udostępnianie informacji publicznej,
15)    wykonywanie innych zadań na polecenie lub z upoważnienia Wójta,
16)    współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowaniu materiałów niezbędnych do przygotowywania projektu budżetu Gminy,
17)    przygotowywanie materiałów niezbędnych dla prac komisji Rady,
18)    sporządzanie ocen oraz opracowanie ankiet i informacji,
19)    prowadzenie spraw związanych ze sprawozdawczością do Państwowego Funduszu Rehabilitacji Osób Niepełnosprawnych oraz Głównego Urzędu Statystycznego,
20)    prowadzenie książki kontroli, przechowywanie protokołów kontroli oraz odpowiedzi na wnioski pokontrolne,
21)    wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.
   
 
§ 19
Do zadań Skarbnika należy w szczególności:
1)   wykonywanie obowiązków wynikających z przepisów prawa w zakresie rachunkowości,
2)   kierowanie pracą Referatu Planowania i Finansów oraz Referatu
ds. administracyjno–rozliczeniowych jednostek gminy i wykonywanie funkcji zwierzchnika służbowego Referatu Planowania i Finansów, jak również Referatu
ds. administracyjno–rozliczeniowych jednostek gminy oraz dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,
3)   opracowywanie i wykonywanie budżetu gminy, czuwanie nad zachowaniem równowagi budżetowej oraz przestrzeganiem dyscypliny budżetowej,
4)   sprawowanie nadzoru w zakresie prawidłowego obiegu informacji i dokumentacji finansowej,
5)   opracowywania projektów przepisów wewnętrznych dotyczących finansów
i rachunkowości,
6)   kontrasygnowanie czynności prawnych mogących spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych (w tym: dokonywanie wstępnej kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z harmonogramem dochodów i wydatków budżetowych, a także dokonywanie wstępnej kontroli kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych) i udzielanie upoważnień innym osobom do wykonywania kontrasygnaty,
7)   ocena pod względem finansowym wniosków o dotacje z budżetu Gminy,
8)   opracowywanie Wieloletnich Programów Finansowych, analiza źródeł finansowania Wieloletnich Planów Inwestycyjnych,
9)    współdziałanie w opracowaniu budżetu, przekazywanie kierownikom jednostek organizacyjnych, referatów i samodzielnym stanowiskom pracy wytycznych
i danych niezbędnych do opracowania projektu budżetu,
10)    współdziałanie w sporządzaniu sprawozdawczości budżetowej oraz zapewnienie prawidłowości, terminowości i zgodności sprawozdań finansowych,
11)    przygotowywanie zmian w budżecie w toku jego wykonywania zgodnie
z obowiązującymi przepisami oraz innych projektów uchwał w zakresie działania referatu,
12)    na bieżąco monitorowanie płynności finansowej Gminy, lokowanie wolnych okresowo środków finansowych,
13)    uruchamianie środków finansowych dla poszczególnych dysponentów budżetu gminy,
14)    sprawowanie nadzoru w sprawach podatkowych,
15)    sprawowanie kontroli i nadzoru nad gospodarką finansową gminnych jednostek organizacyjnych,
16)    udzielanie pomocy Wójtowi w wykonywaniu budżetu gminy, monitorowanie wykonania budżetu i bieżące informowanie Wójta o występujących zagrożeniach jego realizacji,
17)    prowadzenie nadzoru merytorycznego nad budżetem szkół,
18)    dokonywanie kontroli finansowej i w tym celu przygotowanie i organizacja obiegu dokumentów finansowych,
19)    zapewnienie obsługi finansowo księgowej Urzędu, szkół gminnych i przedszkola gminnego,
20)    rozliczanie inwentaryzacji, dokonywanie wyceny aktywów i pasywów oraz ustalanie wyniku finansowego,
21)    przedstawianie propozycji, co do mienia sołeckiego i nadzorowanie jego zarządzania,
22)    zapewnienie pod względem finansowym prawidłowości umów zawieranych przez jednostkę,
23)    nadzór nad prawidłową gospodarką finansową Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych,
24)    nadzorowanie działań związanych z windykacją i egzekucją należności finansowych Gminy,
25)    wykonywanie innych zadań przewidzianych przepisami prawa oraz zadań wynikających z poleceń lub upoważnień Wójta.
 

   § 20
Obowiązki i uprawnienia Urzędu, jako zakładu pracy oraz prawa i obowiązki pracowników określa Regulamin Pracy Urzędu.
 
 
Rozdział VI.
PODZIAŁ ZADAŃ POMIĘDZY REFERATAMI I SAMODZIELNYMI STANOWISKAMI PRACY
 
§ 21
1.    Do wspólnych zadań wszystkich pracowników samorządowych należy
w szczególności:
1)   koordynowanie i stymulowanie procesów rozwoju społeczno-gospodarczego gminy,
2)   prowadzenie postępowania administracyjnego i przygotowanie materiałów oraz projektów decyzji administracyjnych, a także wykonywanie zadań wynikających
z przepisów o postępowaniu egzekucyjnym w administracji oraz przygotowanie
i przekazywanie akt sprawy do organu odwoławczego w przypadku złożenia odwołania od wydanych decyzji administracyjnych,
3)   pomoc Radzie, właściwym rzeczowo komisjom Rady, Wójtowi i jednostkom pomocniczym Gminy w wykonywaniu ich zadań,
4)   współdziałanie ze Skarbnikiem przy opracowaniu materiałów niezbędnych do przygotowania projektu budżetu Gminy,
5)   przygotowywanie sprawozdań, ocen, analiz, i bieżących informacji o realizacji zadań,
6)   współdziałanie w zakresie szkolenia i doskonalenia zawodowego pracowników,
7)   przygotowywanie projektów uchwał Rady i projektów zarządzeń Wójta oraz przygotowywanie materiałów niezbędnych dla prac komisji Rady,
8)   przygotowywanie projektu planu zadań rzeczowych i wydatków dotyczących prowadzonej dziedziny Gminy,
9)   stosowanie obowiązującego jednolitego rzeczowego wykazu akt,
10)    stosowanie zasad dotyczących wewnętrznego obiegu akt i dokumentów finansowych,
11)    samokształcenie, usprawnianie własnej organizacji, metod i form pracy,
12)    wykonywanie na polecenie Wójta innych zadań w sprawach nieobjętych zakresem działania stanowiska pracy,
13)    przejawianie troski o ochronę mienia państwowego i społecznego,
14)    współdziałanie z organami samorządowymi i innymi organizacjami oraz jednostkami działającymi na terenie Gminy,
15)    podejmowanie czynności organizatorskich zmierzających do prawidłowej
i terminowej realizacji zadań, w tym przygotowywanie propozycji dot. dokonywania zamówień publicznych niezbędnych do zrealizowania zadań, czuwanie nad przebiegiem realizacji,
16)    współdziałanie z właściwymi organami administracji rządowej,
17)    załatwianie interesantów bez zbędnej zwłoki,
18)    przechowywanie akt zgodnie z przepisami o ochronie danych osobowych
i informacji niejawnych oraz właściwe przechowywanie pieczęci i druków ścisłego zarachowania,
19)    przygotowywanie materiałów do udostępnienia informacji publicznej (w tym na nośnikach elektronicznych do BIP),
20)    pełnienie powierzonych zastępstw na innych stanowiskach,
21)    współdziałanie z poszczególnymi stanowiskami w zakresie realizacji zadań,
22)    przestrzeganie powszechnie obowiązujących przepisów prawa i przepisów wewnętrznych Urzędu w wykonywaniu swoich obowiązków, wykonywanie zadań powierzonych zakresem czynności oraz innymi przepisami i poleceniami Wójta,
23)    informowanie bezpośredniego przełożonego lub Wójta o stwierdzonych nieprawidłowościach mogących mieć wpływ na realizację powierzonych zadań,
24)    znajomość przepisów prawnych w zakresie prawa samorządowego, kodeksu postępowania administracyjnego i przepisów gminnych oraz prowadzenie
i aktualizowanie zbioru przepisów niezbędnych na danym stanowisku pracy,
25)    dbałość o kompetentną i kulturalną obsługę mieszkańców,
26)    sporządzanie sprawozdań, ocen oraz opracowywanie ankiet i informacji,
27)    współpraca z odpowiednimi służbami w zakresie klęsk żywiołowych, 
28)    przestrzeganie przepisów o opłacie skarbowej,
29)    przestrzeganie tajemnicy państwowej i służbowej,
30)    współdziałanie w zakresie wyborów,
31)    współpraca z instytucjami i ośrodkami gospodarczymi integracji europejskiej, promocji i informacji,
32)    przestrzeganie dyscypliny w pracy, przepisów ppoż. i bhp.
2.    Pracownicy ponoszą odpowiedzialność służbową przed Wójtem.
3.    Bezpośredni przełożony może polecić pracownikowi wykonanie innych czynności niż określone w zakresie czynności tego pracownika.
 
 
 
  § 22
Do zadań kierowników referatów należy w szczególności:
1)   prawidłowe zorganizowanie pracy w podległym referacie,
2)   przygotowywanie projektów zakresów czynności dla poszczególnych stanowisk
w danym referacie,
3)   podpisywanie korespondencji o charakterze techniczno-przygotowawczym
w zakresie spraw należących do referatu, niezastrzeżone do podpisu Wójta,
4)   podpisywanie decyzji administracyjnych w ramach uzyskanych upoważnień,
5)   na polecenie Wójta wykonywanie innych zadań w sprawach nieobjętych zakresem działania,
6)   koordynowanie racjonalnego wykorzystania czasu pracy pracowników,
7)   dbałość o powierzone mienie,
8)   kontrolowanie jakości wykonywanej pracy przez podległych pracowników, 
9)   dokonywanie ocen okresowych podległych pracowników,
10)    przygotowywanie projektów uchwał Rady, zarządzeń Wójta oraz aktów własnych Urzędu,
11)     opracowywanie prognoz, analiz oraz sprawozdań z prowadzonych działań i spraw.

§ 23
Do zadań referatu ds. organizacyjno-prawnych należy w szczególności:
1)      w zakresie obsługi sekretariatu:
a)    przyjmowanie, wysyłanie i rozdzielanie korespondencji na zewnątrz i wewnątrz Urzędu,   
b)   prowadzenie rejestru wydanych upoważnień i pełnomocnictw,
c)    prowadzenie rejestru zarządzeń Wójta,
d)   prowadzenie rejestru umów,
e)    prowadzenie ewidencji korespondencji,
f)    prowadzenie ewidencji oraz nadzór nad przechowywaniem pieczęci urzędowych,
g)   przyjmowanie interesantów zgłaszających petycje, skargi i wnioski,
h)   przyjmowanie interesantów oraz organizowanie ich kontaktów z Wójtem, Zastępcą Wójta lub Sekretarzem bądź kierowanie ich do właściwych referatów,
i)     obsługa centrali telefonicznej i poczty elektronicznej,
j)     prenumerata gazet i czasopism,
k)   wyposażenie urzędu w sprzęt i materiały biurowe
l)     przyjmowanie ogłoszeń sądowych i wywieszanie ich na tablicy ogłoszeń urzędu,
m) obsługa Rady Społecznej Gminnego Ośrodka Zdrowia,
n)   prowadzenie rejestru delegacji służbowych, wydawanie druków delegacji i rozliczanie delegacji,
o)   prowadzenie księgi wyjść prywatnych i służbowych,
p)   przygotowywanie umów z pracownikami na korzystanie z prywatnych samochodów do celów służbowych, kontrola prawidłowości realizacji umów,
2)      w zakresie obsługi Rady Gminy:
a)    obsługa kancelaryjno-biurowa Rady i jej Komisji, w tym przygotowanie obrad sesji Rady i jej Komisji oraz terminowe i właściwe przygotowanie kompletów materiałów,
b)   przygotowanie projektów uchwał Rady,
c)    sporządzanie dokumentacji z obrad Rady i posiedzeń Komisji,
d)   prowadzenie rejestru uchwał, wniosków i interpelacji z obrad sesji Rady,
e)    terminowe wysyłanie podjętych uchwał, do organów nadzoru oraz do publikacji
w Dzienniku Urzędowym Województwa Kujawsko Pomorskiego,
f)    prowadzenie rejestru wniosków, zapytań i interpelacji składanych przez radnych,
g)   przekazywanie korespondencji do i od Rady, jej komisji oraz poszczególnych radnych,
3)      organizowanie i obsługa wyborów sołtysów i rad sołeckich, w tym:
a)    protokołowanie przebiegu wyborów samorządów wiejskich,
b)   ewidencjonowanie zbiorów protokołów zebrań wiejskich,                                           
c)    nadawanie biegu wnioskom i uchwałom zebrań wiejskich, 
4)      współpraca z sołectwami z zakresu funduszu sołeckiego,
5)      organizacja i udział w stacjonarnych i wyjazdowych spotkaniach sołectw i Komisji Rady
6)      współpraca z organizacjami pozarządowymi, w tym:
a)    organizowanie konkursów,
b)   nadzór nad prawidłowym przebiegiem realizacji zadań powierzonych w ramach konkursów,
c)    sprawozdawczość;
d)   rozliczanie dotacji dla organizacji pożytku publicznego,                    
7)      prowadzenie zbioru przepisów gminnych,
8)      prowadzenie spraw związanych z oświadczeniami majątkowymi pracowników urzędu, kierowników jednostek organizacyjnych, radnych i Wójta,
9)      organizowanie zdarzeń kulturalnych i współdziałanie z Gminnym Ośrodkiem Kultury oraz innymi instytucjami kultury w zakresie działalności kulturalnej i promocyjnej gminy,
10)  rozliczanie dotacji dla Ochotniczych Straży Pożarnych,
11)  prowadzenie spraw związanych z rozliczaniem ekwiwalentów dla członków Ochotniczych Straży Pożarnych,
12)  prowadzenie ewidencji kierowców Ochotniczych Straży Pożarnych i wydawanie im upoważnień do kierowania pojazdami uprzywilejowanymi,
13)  zapewnienie obsługi organizacyjnej Wójtowi, Zastępcy Wójta, Sekretarzowi
i Skarbnikowi,
14)  przygotowywanie pomieszczeń i obsługa spotkań i zebrań (w tym protokołowanie) organizowanych przez Wójta, Zastępcę Wójta i Sekretarza,
15)  umawianie i prowadzenie terminarza spotkań kadry kierowniczej Urzędu Gminy,
16)  monitorowanie dostępności środków zewnętrznych na realizację projektów Gminy,
a w szczególności środków pozabudżetowych możliwych do pozyskania na realizację projektów, mających na celu rozwój społeczno-gospodarczy gminy,
17)  pomoc w koordynacji/koordynacja projektów miękkich, społecznych realizowanych
w Urzędzie współfinansowanych ze środków unijnych i innych środków pomocowych,
18)  bieżąca obsługa administracyjna i archiwizacja projektów,
19)  w zakresie archiwum:
a)      prowadzenie archiwum zakładowego, a w tym przyjmowanie, przechowywanie
i zabezpieczanie dokumentacji,
b)   inicjowanie brakowania dokumentacji oraz udział w jej fizycznym brakowaniu,
c)    porządkowanie dokumentacji przejętej w latach poprzednich,
d)   przygotowanie do przekazania i przekazanie dokumentacji do archiwum państwowego
e)    udostępnianie, w tym wydawanie odpisów z dokumentów znajdujących się
w archiwum zakładowym,
f)    przeprowadzenie kwerend archiwalnych,
g)   wycofywanie dokumentacji z archiwum w razie podjęcia zakończonego postępowania,
h)   sporządzanie rocznych sprawozdań z działalności archiwum zakładowego i stanu dokumentacji. 
20)  w zakresie zadań radcy prawnego w sprawach z zakresu wszystkich komórek organizacyjnych Urzędu i samodzielnych stanowisk pracy, w szczególności:
a)      opiniowanie spraw administracyjnych prowadzonych w Urzędzie pod kątem prawnym,
b)      opiniowanie projektów uchwał na sesje Rady,
c)      opiniowanie projektów zarządzeń Wójta,
d)      udział w prowadzonych przez urząd sprawach sądowych,
e)      udział w prowadzonych przez urząd sprawach przed WSA i NSA,                                
f)       sporządzanie skarg kasacyjnych i reprezentacja przed sądem w tych sprawach,
g)      opiniowanie zawieranych przez urząd umów cywilnoprawnych,
h)      opiniowanie spraw pracowniczych,
i)       udział w sesjach Rady,
21)  w zakresie ubezpieczenia mienia:   
a)    aktualizacja wykazów mienia i osób podlegających ubezpieczeniu,
b)   kontrola ważności polis zawieranych przez Gminę i Urząd,
c)    ubezpieczanie majątku gminy i obsługa spraw związanych ze szkodami majątkowymi,
22)  udział w pracach nad realizacją strategii rozwoju Gminy oraz innych dokumentów strategicznych.
 
 
§ 24
Do zadań Referatu Planowania i Finansów należy w szczególności: 
1)      przygotowywania prognoz finansowych Gminy,
2)      przygotowywanie materiałów niezbędnych do uchwalenia budżetu Gminy oraz podjęcia uchwały w sprawie absolutorium dla Wójta,
3)      przygotowywanie projektów uchwał budżetowych i Zarządzeń Wójta dotyczących zmian w budżecie,
4)      przygotowywanie materiałów niezbędnych do wykonania obowiązków z zakresu sprawozdawczości,
5)      prowadzenie ewidencji środków trwałych, wartości niematerialnych i prawnych oraz ewidencji ich umorzeń, ich aktualizacja i amortyzacja,
6)      prowadzenie gospodarki drukami ścisłego zarachowania,
7)      prowadzenie księgi inwentarzowej Urzędu,
8)      otwieranie, zamykanie i prowadzenie ksiąg rachunkowych organu i Urzędu,
9)      rozliczanie inwentaryzacji,
10)  dokonywanie wyceny aktywów oraz pasywów i ustalanie wyniku finansowego,
11)  przygotowywanie sprawozdań finansowych,
12)  rozliczanie osób materialnie odpowiedzialnych z powierzonego mienia,
13)  prawidłowe dekretowanie dokumentów zgodnie z polityką rachunkowości Urzędu,
14)  wydawania zaświadczeń o stanie majątkowym i stanie zaległości oraz innych zaświadczeń wynikających z przepisów,
15)  dokonywanie umorzeń środków trwałych oraz wartości niematerialnych i prawnych,
16)  prowadzenie spraw związanych z wymiarem i poborem podatków i opłat lokalnych, podatku   rolnego i leśnego oraz innych podatków i opłat pozostających w zakresie właściwości Gminy, a w szczególności:
a)    zakładanie i prowadzenie ewidencji podatków, podatników oraz akt gospodarstw
i ewidencji gruntów dla celów podatkowych,
b)   gromadzenie i przechowywanie oraz badanie pod względem zgodności ze stanem prawnym i rzeczywistym deklaracji podatkowych składanych organowi podatkowemu,
c)    przygotowywanie aktów administracyjnych dotyczących podatków i opłat, prowadzenie postępowania podatkowego,
d)   przygotowywanie danych do projektów aktów prawnych dotyczących podatków
i opłat lokalnych,
e)    dokonywanie wymiaru podatków i opłat, umorzeń i odroczeń podatków i opłat lokalnych,
f)    prowadzenie rejestru przypisów i odpisów,
g)   przyjmowanie i załatwianie podań o ulgi, umorzenia, odroczenia oraz rozkładanie na raty,
h)   współpraca z Urzędem Skarbowym i Komornikiem Sądowym i Skarbowym,
i)     przygotowywanie sprawozdań dotyczących podatków i opłat,
j)     zarachowanie wpłat, przerachowanie lub zwrócenie nadpłat podatków i opłat,
k)   prowadzenie spraw związanych z poborem podatków,
l)     terminowe wystawianie upomnień dla zalegających w zobowiązaniach oraz niezwłoczne wystawianie tytułów do egzekucji,
m) prowadzenie ewidencji i aktualizacji upomnień i tytułów wykonawczych,
n)   systematyczne rozliczanie zaległości i podejmowanie czynności zmierzających do egzekucji administracyjnej świadczeń pieniężnych oraz postępowania zabezpieczającego,
o)   prowadzenie spraw związanych z akcyzą,
p)   realizacja zadań wynikających z ustawy o zwrocie podatku akcyzowego zawartego w cenie oleju napędowego wykorzystywanego do produkcji rolnej,
17)   prowadzenie scentralizowanych rozliczeń podatku od towarów i usług, w tym opracowywanie procedur rozliczania podatku od towarów i usług, sporządzanie zestawień z ewidencji zakupu i sprzedaży podatku od towarów i usług, sporządzanie deklaracji skonsolidowanych, dokonywanie czynności sprawdzających związanych z dokumentowaniem i rozliczaniem podatku od towarów i usług,
18)  przekazywanie do Ministerstwa Finansów scentralizowanej informacji w zakresie ewidencji zakupu i sprzedaży podatku od towarów i usług w formie Jednolitego Pliku Kontrolnego, w tym sporządzenie zbiorczego JPK obejmującego informację
z jednostek organizacyjnych Gminy,
19)  prowadzenie spraw związanych z płacami, w tym: 
a)    naliczanie płac, odprowadzanie składek ZUS i podatków oraz potrąceń wynagrodzeń pracowników Urzędu,  
b)   przygotowywanie przelewów wynagrodzeń, ZUS, podatku dochodowego od osób fizycznych oraz potrąceń na rzecz instytucji i organizacji związanych
z wynagrodzeniami (KZP, PZU, pożyczki mieszkaniowe itp.),
c)    naliczanie świadczeń z tytułu choroby i rodzicielstwa oraz przygotowywanie dokumentacji w tym zakresie, 
d)   wydawanie zaświadczeń związanych z wynagrodzeniami,
20)  prowadzenie spraw w zakresie poboru i rozliczeń cywilnych, w tym:
a)    przygotowywanie umów na dostawę wody i odprowadzanie ścieków,
b)   aktualizacja danych dotyczących odbiorców wody i ścieków,
c)    współpraca z inkasentami w zakresie wody i ścieków,
d)   wystawianie faktur i księgowanie należności z tytułu wody i ścieków,
e)    ustalanie stanów zadłużenia i wystawianie upomnień i wezwań do zapłaty,
f)    miesięczne uzgadnianie wpłat z księgowością,
g)   wystawianie faktur, rozliczanie oraz prowadzenie księgowości innych opłat
i należności cywilnoprawnych (m.in.: należności za czynsz mieszkaniowy, za grunty, z tytułu użytkowania wieczystego, za wynajem hali sportowej, za centralne ogrzewanie)
h)   prowadzenie egzekucji w/w należności,
i)     obsługa terminala płatniczego,
21)   prowadzenie czynności o charakterze finansowym, w tym:
a)    dokonywanie wypłat, uzgadnianie sald,
b)   prowadzenie ewidencji należności sprzedaży ratalnej mienia komunalnego,
22)  prowadzenie spraw związanych z prowadzeniem działalności gospodarczej, w tym dokonywanie wpisów do CEIDG,
23)  prowadzenie spraw związanych z zezwoleniami na sprzedaż napojów alkoholowych,   prowadzenie ewidencji punktów prowadzących sprzedaż napojów alkoholowych,
24)  prowadzenie postepowań w sprawach dotyczących pomocy publicznej, w tym ustalanie pomocy publicznej, wydawanie zaświadczeń, sprawozdawczość, egzekwowanie nienależnej pomocy publicznej oraz monitorowanie pomocy publicznej,
25)  prowadzenie czynności o charakterze księgowym, w tym:
a)    prowadzenie księgowości podatków i opłat lokalnych,
b)   księgowanie ZFŚS Urzędu i podległych jednostek,
c)    księgowanie depozytów wpłacanych zgodnie z przepisami i naliczanie od nich odsetek,
d)   prowadzenie bieżącej analizy realizacji wpływów z tytułu należności podatkowych, w tym stała ocena terminowości wpływania dochodów,
e)    terminowe regulowanie zobowiązań Urzędu,
f)    rozliczanie otrzymanych dotacji i subwencji,
26)  rozliczanie opłaty targowej,
27)  w zakresie prowadzenia spraw związanych z organizacją form zapobieganiu bezrobociu:
a)    sporządzanie wniosków do Urzędu Pracy na pozyskiwanie funduszy w celu organizowania prac interwencyjnych, robót publicznych oraz staży absolwenckich (zawodowych),
b)   prowadzenie dokumentacji w sprawach związanych ze stosunkiem pracy oraz akt osobowych pracowników interwencyjnych,
c)    powierzanie pracy osobom obywających staże absolwenckie (zawodowe),
d)   przygotowanie dokumentacji niezbędnej do naliczania wynagrodzenia w/w pracowników,
e)    nadzór i rozliczanie czasu pracy w/w pracowników,  
f)    sprawozdawczość, 
g)   organizowanie szkolenia i doskonalenia zawodowego w/w pracowników,
h)   sporządzanie wniosków o refundację części wynagrodzeń,  
28)  w zakresie kadr:
a)    prowadzenie sprawozdawczości w zakresie kadr,
b)   prowadzenie spraw kadrowych pracowników Urzędu oraz kierowników jednostek organizacyjnych Gminy,
c)    prowadzenie ewidencji czasu pracy oraz kontrola i rozliczanie czasu pracy pracowników,
d)   rejestrowanie i wyrejestrowywanie pracowników z ubezpieczenia społecznego
i zdrowotnego,
29)  prowadzenie rejestru umów cywilnoprawnych,
30)  uczestnictwo w kontrolach przeprowadzanych w jednostkach organizacyjnych Gminy,
31)  przeprowadzanie kontroli podatkowych,
32)  wykonywanie innych spraw zleconych przez Skarbnika Gminy.

§ 25
Do zadań referatu do spraw administracyjno-rozliczeniowych jednostek gminy należy w szczególności:
1)   prowadzenie spraw oświatowych gminnych jednostek oświatowych,
w szczególności:
a)    opiniowanie i przedkładanie Wójtowi do zatwierdzenia arkuszy organizacyjnych jednostek oświatowych,
b)   zapewniania dzieciom obowiązkowego rocznego przygotowania przedszkolnego,
c)    prowadzenie spraw związanych z wykonywaniem obowiązku organu prowadzącego w zakresie sprawozdawczości statystycznej oraz kontrola wykonania tego obowiązku przez szkoły,
d)   przeprowadzanie postępowania w sprawie awansu zawodowego nauczycieli,
e)    prowadzenie spraw związanych z przyjmowaniem i rozpatrywaniem wniosków
o przyznanie pomocy w ramach programu rządowego dot. dofinansowania zakupu podręczników,
f)    kontrola realizacji obowiązku nauki,
g)   przygotowywanie dokumentacji dot. oceny pracy dyrektorów jednostek oświatowych i przeprowadzanie postępowań konkursowych na stanowiska dyrektora jednostki oświatowe oraz współpraca w tym zakresie z Kuratorium Oświaty,
h)   opracowywanie projektów uchwał w zakresie sieci szkół i współpraca, w tym zakresie z Kuratorium Oświaty,
2)   współpraca z niepublicznymi jednostkami oświatowymi, a w szczególności:
a)    prowadzenie ewidencji szkół i placówek niepublicznych,
b)   przekazywanie comiesięcznych informacji o wysokości przekazanej dotacji,
c)    rozliczanie dotacji rocznej,
d)   przeprowadzanie kontroli prawidłowości wykorzystania dotacji.
3)   prowadzenie spraw dotyczących dofinansowania kosztów kształcenia młodocianych pracowników oraz prowadzenie sprawozdawczości w tym zakresie,
4)   rozliczanie dotacji rządowych otrzymanych na cele edukacyjne oraz sporządzanie sprawozdań w tym zakresie,
5)      przyjmowanie i rozpatrywanie wniosków dotyczących dowozu uczniów niepełnosprawnych,
6)      przygotowanie informacji Wójta w zakresie realizacji zadań oświatowych Gminy,
7)      przyjmowanie wniosków o przyznanie zapomogi zdrowotnej z funduszu zdrowotnego i przekazywanie tych wniosków komisji zdrowotnej,
8)      prowadzenie spraw związanych z gospodarką finansową, rachunkową i statystyką jednostek powierzających ich prowadzenie w drodze porozumienia z Urzędem,
9)      prowadzenie spraw organizacyjnych i administracyjnych jednostek powierzających ich prowadzenie w drodze porozumienia z Urzędem,
10)  prowadzenie spraw związanych z płacami jednostek organizacyjnych Gminy,
w szczególności:
a)       naliczanie płac, naliczanie i odprowadzanie składek ZUS i podatku dochodowego oraz potrąceń z wynagrodzeń pracowników jednostek organizacyjnych Gminy,
b)      naliczanie świadczeń z tytułu choroby i rodzicielstwa oraz przygotowywanie dokumentacji w tym zakresie,
c)      wydawanie zaświadczeń związanych z wynagrodzeniami,
11)  prowadzenie monitoringu realizacji zadań jednostek pod względem wykorzystania środków finansowych,
12)  przygotowanie wspólnie z dyrektorami jednostek planów finansowych oraz zmian
w planach finansowych,
13)  analiza wykonania planów finansowych i przedstawienie ich wyników dyrektorom jednostek,
14)  prowadzenie ewidencji księgowej syntetycznej i analitycznej zgodnie z wymogami ustawy z 29 września 2009 r. o rachunkowości z późn. zm., odrębnie dla każdej jednostki,
15)  sporządzanie jednostkowych i zbiorczych sprawozdań budżetowych i finansowych oraz sprawozdań opisowych z wykonania budżetu, i przedkładanie ich do podpisu dyrektorom jednostek,
16)  inwentaryzacja sald kont aktywów i pasywów oraz rozliczanie inwentaryzacji prowadzonych jednostek,
17)  sporządzanie deklaracji miesięcznych do ZUS oraz w razie potrzeby korekt tych deklaracji oraz deklaracji podatkowych do urzędów skarbowych zgodnie
z obowiązującymi przepisami,
18)  rozliczanie realizacji projektów realizowanych ze środków zewnętrznych (unijnych, państwowych i innych),
19)  zarządzanie środkami pieniężnymi będącymi w dyspozycji oraz sporządzanie przelewów tych środków,
20)  dokonywanie kontroli zgodności operacji gospodarczych i finansowych z planem finansowym, kontrola kompletności i rzetelności dokumentów dotyczących operacji gospodarczych i finansowych,
21)  windykacja należności i dochodzenie roszczeń spornych oraz spłata zobowiązań.
22)  współdziałanie z bankami, urzędami skarbowymi, Zakładem Ubezpieczeń Społecznych i innymi urzędami,
23)  obsługa finansowo-księgowa Zakładowego Funduszu Świadczeń Socjalnych poszczególnych jednostek,
24)  rozliczanie wpłat,
25)  archiwizowanie dokumentów finansowych,
26)  wykonywanie innych spraw zleconych przez Skarbnika Gminy.
 
 
§ 26
Do zadań referatu ds. gospodarki komunalnej wodnej, rolnictwa, obrony cywilnej
i zarządzania kryzysowego należy w szczególności: 
1)        w zakresie rolnictwa:
a)         prowadzenie spraw w zakresie gospodarki rolnej i łowieckiej, ochrona
i rekultywacja gruntów
b)        prowadzenie spraw związanych z produkcją roślinną i zwierzęcą, w tym
w zakresie ochrony roślin i zwalczania zakaźnych chorób zwierzęcych oraz współpraca w tym zakresie z innymi jednostkami i organami państwowymi
i samorządowymi,
c)         realizacja zadań z zakresu prawa wodnego, w tym prowadzenie postępowań administracyjnych i wydawanie decyzji oraz współdziałanie z innymi organami w zakresie gospodarki wodnej,
d)        współdziałanie z Ośrodkami Doradztwa Rolniczego oraz Izbą Rolniczą,
e)         szacowanie szkód u rolników związanych z niekorzystnymi warunkami atmosferycznymi,
f)         prowadzenie rejestru oraz postępowań i wydawanie zezwoleń w zakresie produkcji maku i konopi,
g)        czynności związane z utrzymaniem czystości i porządku oraz pielęgnacją zieleni oraz realizacją ustawy o utrzymaniu czystości i porządku w gminach w zakresie prowadzonym przez gminę.                                                                                                                               
2)        zapewnienie organizacji dojazdu dzieci, w tym zabezpieczenie dojazdu dla uczniów niepełnosprawnych oraz współpraca w tym zakresie z referatem ds. administracyjno-rozliczeniowych jednostek gminy,
3)   prowadzenie w zakresie działania referatu czynności związanych z organizowaniem
i przeprowadzaniem zamówień publicznych,
4)        prowadzenie spraw związanych z ochroną przeciwpowodziową i klęskami żywiołowymi,
5)        prowadzenie spraw z zakresu zarządzania kryzysowego, w tym w szczególności:
a)    pełnienie obowiązków Zastępcy Szefa Gminnego Zespołu Reagowania Kryzysowego,
b)   całodobowe alarmowanie członków gminnego zespołu zarządzania kryzysowego,
a w sytuacjach kryzysowych zapewnienie całodobowego dyżuru w celu zapewnienia przepływu informacji oraz dokumentowania prowadzonych czynności,
c)    współdziałanie z centrami zarządzania kryzysowego organów administracji publicznej,
d)   nadzór nad funkcjonowaniem systemu wykrywania i alarmowania oraz systemu wczesnego ostrzegania ludności,
e)    współpraca z podmiotami realizującymi monitoring środowiska,
f)    współdziałanie z podmiotami prowadzącymi akcje ratownicze, poszukiwawcze
i humanitarne,
g)   realizacja zadań stałego dyżuru na potrzeby podwyższania gotowości obronnej państwa,
6)                  prowadzenie spraw targowiska, w tym pobór opłaty targowej,
7)                  zabezpieczenie organizacyjne i techniczne imprez organizowanych przez Gminę,
8)                  w zakresie spraw obrony cywilnej:
a)    akcja kurierska, świadczenia na rzecz obrony,
b)   planowanie zadań obrony cywilnej na terenie Gminy,
c)    prowadzenie spraw dotyczących tworzenia formacji OC,
d)   kierowanie organizacją szkolenia i ćwiczeń OC oraz szkolenia ludności w zakresie powszechnej   samoobrony,
e)    przygotowanie i zapewnienie działania systemu powszechnego ostrzegania i alarmowania oraz systemu wykrywania skażeń,
f)    realizacja przedsięwzięć dla zorganizowania i prowadzenie rozśrodkowania ludności,
g)   planowanie i zaopatrzenie formacji OC w sprzęt, środki i umundurowanie,
h)   prowadzenie wykazu ewidencyjnego i kart ewidencyjnych osób wyznaczonych do OC,
i)     prowadzenie magazynu sprzętu OC,
j)     prowadzenie księgi inwentarzowej księgi OC,
k)   opracowywanie i aktualizacja planów obrony cywilnej i planów reagowania kryzysowego,
l)     prowadzenie spraw dotyczących przygotowania ludności i mienia komunalnego na wypadek wojny,
m) prowadzenie spraw dotyczących nakładania obowiązków w ramach powszechnej samoobrony ludności, 
9)   nadzór techniczno-eksploatacyjny nad gminną siecią wodociągową,
10)    w zakresie dróg:
a)    prowadzenie spraw związanych z zimowym utrzymaniem dróg,
b)   budowa, modernizacja i ochrona dróg, 
c)    prowadzenie spraw związanych z oświetleniem ulicznym.  
11)         (uchylony)
12)         (uchylony)
13)      (uchylony)
14)    zapewnienie czystości i porządku w Urzędzie oraz zabezpieczenie pomieszczeń
i budynku.
15)    nadzór produkcji wody, kontrola jakości wody i ścieków, analiza kosztów produkcji wody i odprowadzania ścieków,
16)    przygotowywanie dokumentacji do wydawania pozwolenia na wykonanie przyłącza wodociągowego,
17)    w zakresie obsługi hydroforni oraz gminnej sieci wodociągowej:
a)    prowadzenie odczytów stanu liczników wody,
b)   przygotowywanie i wydawanie decyzji dot. przyłączy do sieci wodociągowej,
c)    interwencja w przypadku awarii sieci wodociągowej,
d)   kontrola jakości wody,
e)    sprawozdawczość w zakresie gospodarki wodnej,
f)    nadzór nad podręcznym magazynem materiałów i narzędzi,
18)    w zakresie obsługi oczyszczalni ścieków oraz gminnej sieci kanalizacyjnej:
a)    przygotowywanie i wydawanie decyzji dot. przyłączy do sieci kanalizacyjnej,
b)   interwencje w przypadku awarii sieci kanalizacyjnej,
c)    kontrola jakości ścieków,
d)   sprawozdawczość w zakresie gospodarki ściekami,
e)    nadzór nad podręcznym magazynem materiałów i narzędzi, 
19)    w zakresie obsługi hali sportowej oraz stadionu sportowego:
a)    zapewnienie prawidłowego funkcjonowania hali sportowej oraz stadionu sportowego,
b)   opracowywanie harmonogramu zajęć oraz współpraca w tym zakresie z Dyrektorami szkół oraz klubami sportowymi,
c)    współpraca z klubami sportowymi w zakresie udostępniania obiektów sportowych;
d)   sporządzanie umów na użytkowanie hali,
e)    prowadzenie rejestru umów,
f)    rozliczanie odpłatności za użytkowanie hali,
g)   zapewnienie serwisu urządzeń będących na wyposażeniu hali,
h)   nadzór nad personelem sprzątającym,
i)     przygotowywanie planów, analiz i sprawozdań dotyczących działalności sportowej na obiekcie,  
20)    organizowanie i rozliczanie nieodpłatnej kontrolowanej pracy na cele społeczne
w ramach kar orzeczonych przez sądy,
21)    nadzór nad pracownikami zatrudnionymi w ramach robót publicznych i prac interwencyjnych,
22)    kontrola stanu technicznego budynków komunalnych,  
23)         prowadzenie spraw związanych z ochroną zabytków,
24)    opieka nad cmentarzami, grobami wojennymi oraz miejscami pamięci narodowej,
25)    upowszechnianie wiedzy o historii, zabytkach i walorach przyrodniczych Gminy,
26)    zbiórki publiczne,
27)    prowadzenie remontów gminnych obiektów i majątku Gminy,
28)    prowadzenie w gminnych obiektach prac związanych z instalacjami elektrycznymi,
w tym montaż, instalacja, konserwacja, przeglądy, naprawa i usuwanie awarii,
29)    prowadzenie spraw z zakresu obsługi wyborów,
30)    koordynowanie współpracy z lokalnymi organizacjami pozarządowymi realizującymi zadania statutowe gminy, a w szczególności udzielania wsparcia w przygotowywaniu
i realizacji projektów na rzecz mieszkańców gminy współdziałanie w organizowaniu imprez masowych,
31)     (uchylony),
32)    Prowadzenie spraw dotyczących zgromadzeń,
33)    W zakresie spraw wojskowych:
a)    prowadzenie i bieżąca aktualizacja rejestru osób podlegających kwalifikacji wojskowej,
b)   prowadzenie wykazu osób uchylających się od obowiązku służby wojskowej,
c)    poszukiwania przedpoborowych, którzy nie zgłosili się do kwalifikacji wojskowej,
d)   przygotowywanie wniosków o wypłatę świadczeń rekompensujących dla żołnierzy rezerwy z tytułu odbycia ćwiczeń wojskowych.
 
 
§ 26a
Do zadań referatu ds. budownictwa, lokali i gospodarki gruntami należy w szczególności: 
1)        prowadzenie spraw w zakresie gospodarki mieszkaniowej i dróg:
a)    prowadzenie spraw związanych z zarządzaniem drogami gminnym,
a w szczególności przygotowywanie projektów rozstrzygnięć, wniosków i stanowisk organów Gminy, dotyczących zaliczenia dróg i ulic do poszczególnych kategorii, projektowanie przebiegu dróg,
b)   prowadzenie postępowań i naliczanie opłat z tytułu zajęcia pasa drogowego,
c)    przygotowywanie decyzji określających warunki techniczne budowy zjazdu dróg gminnych,
d)   wydawanie decyzji i pozwoleń związanych z realizacją ustawy o transporcie drogowym, ruchu drogowym i o drogach publicznych należących do kompetencji Wójta,  
e)    określanie szczególnego korzystania z dróg, w tym wykorzystywania pasów drogowych na cele niekomercyjne,
f)    prowadzenie spraw związanych z ustaleniem i zmianą nazw miejscowości, ulic
i obiektów fizjologicznych oraz numeracji nieruchomości,
g)   prowadzenie spraw z dziedziny gospodarki komunalnej i lokalowej, w tym dotyczące administrowania, gospodarowania i zarządzania gminnym zasobem lokalowym oraz nieruchomościami budynkowymi,
h)   przyznawania lokali mieszkalnych w tym socjalnych i zastępczych, pomieszczeń tymczasowych,
i)     zarząd nieruchomościami wspólnymi,
j)     egzekucja w sprawach lokalowych i usuwanie skutków samowoli lokalowej;
2)        prowadzenie spraw związanych z gospodarką gruntami:
a)    gospodarowanie i zarządzanie komunalnymi gruntami zabudowanymi
i przeznaczonymi w studium i planach zagospodarowania przestrzennego pod zabudowę, w tym ich zbywanie, oddawanie w użytkowanie wieczyste, użytkowanie, dzierżawę, najem, oddanie w trwały zarząd oraz ich przekazywanie na cele szczególne,
b)   ustalanie wartości nieruchomości, cen i opłat za korzystanie z nich, 
c)    organizowanie przetargów na zbywanie prawa własności, prawa użytkowania wieczystego nieruchomości stanowiących własność gminy,
d)   nabywanie nieruchomości, niezbędnych dla realizacji zadań gminy, komunalizacja gruntów,      
e)    prowadzenie ewidencji gruntów komunalnych,
f)    analiza kosztów utrzymania budynków komunalnych,
g)   prowadzenie postepowań z zakresu naliczania opłaty adiacenckiej,
h)   przygotowywanie projektów decyzji w zakresie podziałów, scaleń i rozgraniczeń nieruchomości;
3)        prowadzenie spraw związanych z planowaniem i zagospodarowaniem przestrzennym:
a)    przygotowywanie materiałów do dokumentów planistycznych Gminy,
b)   koordynacja i obsługa działań związanych z opiniowaniem i uzgadnianiem dokumentów planistycznych,
c)    koordynacja i obsługa działań związanych z wprowadzaniem zadań rządowych do miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
d)   przechowywanie studium i planu zagospodarowania przestrzennego oraz wydawanie odpisów i wyrysów,
e)    prowadzenie i aktualizacja rejestru miejscowych planów zagospodarowania przestrzennego,
f)    ocena zmian w zagospodarowaniu przestrzennym Gminy i przygotowanie wyników tej oceny,
g)   dokonywanie analiz wniosków w sprawie sporządzenia lub zmiany miejscowego planu zagospodarowania przestrzennego,
h)   prowadzenie spraw związanych z ustalaniem warunków zabudowy
i zagospodarowania  terenu, w tym przygotowywanie projektów decyzji o warunkach zabudowy i inwestycji celu publicznego,
i)     prowadzenie rejestru decyzji o warunkach zabudowy i zagospodarowania terenu,
j)     rejestrowanie decyzji dotyczących zagospodarowania terenu, wydawanych przez inne organy administracji publicznej oraz analizowanie ich zgodności z ustalonymi warunkami zabudowy i zagospodarowania terenu;
4)        prowadzenie spraw z zakresu ochrony środowiska:
a)         prowadzenie zadań w zakresie ochrony przyrody należących do kompetencji gminy, w tym prowadzenie rejestru pomników przyrody, użytków ekologicznych,
b)        realizacja zadań z zakresu ochrony zwierząt, w tym prowadzenie rejestru zwierząt niebezpiecznych,
c)         prowadzenie działań przewidzianych dla gminy w zakresie gospodarki odpadami niebezpiecznymi,
d)        prowadzenie spraw związanych z ochroną powietrza, wód, powierzchni ziemi oraz terenów zielonych należących do kompetencji gminy, w tym wydawanie pozwoleń na usuwanie drzew i krzewów,
e)         prowadzenie spraw związanych z ochroną środowiska w zakresie ustawy Prawo ochrony środowiska, w tym udostępnianie danych o środowisku i jego ochronie,
f)         prowadzenie spraw związanych z przygotowywaniem decyzji o środowiskowych uwarunkowaniach zgody na realizację przedsięwzięcia,
g)        prowadzenie wykazu wniosków w sprawie wydania decyzji o środowiskowych 
 uwarunkowaniach zgody na realizacje przedsięwzięcia,    
h)        opiniowanie projektów decyzji o warunkach zabudowy i inwestycji celu publicznego
dla inwestycji lokalizowanych przy drogach gminnych,
i)          prowadzenie postępowań, przygotowywanie informacji o zakresie korzystania ze środowiska oraz o wysokości należnych opłat,
j)          prowadzenie ewidencji wyrobów zawierających azbest,
k)        prowadzenie spraw związanych z pozyskiwaniem środków finansowych w WFOŚ i GW;
5)      rozliczanie kosztów oświetlenia ulicznego.
 
 
§ 27
 Do zadań referatu do spraw inwestycji i pozyskiwania funduszy należy w szczególności:
1)   przygotowywanie wniosków w sprawie pozyskiwania środków unijnych i innych środków zewnętrznych,
2)   inicjowanie udziału gminy w otwartych konkursach i programach związanych
z funduszami strukturalnymi,
3)   prowadzenia spraw związanych z zamówieniami publicznymi w zakresie inwestycji,
4)   współpraca z instytucjami wspierającymi działania na rzecz Unii Europejskiej,
5)   rozliczanie wykorzystania środków zewnętrznych,
6)   pozyskiwanie środków pozabudżetowych, koordynacja i przygotowywanie projektów infrastrukturalnych i społecznych, finansowych ze środków zewnętrznych w szczególności z Unii Europejskiej,
7)   w zakresie obsługi informatycznej:
a)    wdrażanie nowych oraz bieżąca aktualizacja istniejących systemów, programów informatycznych oraz występowanie z wnioskami o ich usprawnianie,
b)   zapewnienie sprawnego funkcjonowania sprzętu komputerowego i systemów informatycznych,
c)    dokonywanie zakupu sprzętu komputerowego zgodnie z ustawą Prawo zamówień publicznych,
d)   prowadzenie rejestru zawartych umów oprogramowania, stosowanych systemów
i programów,
e)    prowadzenie rejestru licencji oprogramowań,
f)    elektroniczne archiwizowanie dokumentacji zgodnie z obowiązującymi przepisami,
g)   nadzór nad naprawami, konserwacją oraz likwidacją urządzeń, na których zapisane są dane osobowe,
h)   prowadzenie bieżącego instruktażu użytkowników systemów informatycznych,
i)     obsługa informatyczna wyborów,
j)     koordynowanie projektów unijnych dotyczących informatyzacji Gminy i Urzędu,
k)   obsługa strony internetowej i BIP Urzędu Gminy (unislaw.pl, bip.unislaw.pl),
l)     współpraca przy opracowywaniu polityki bezpieczeństwa informacyjnego,
m) prowadzenie ewidencji sprzętu komputerowego, peryferii i systemów informatycznych,
n)   wykonywanie drobnych napraw sprzętu komputerowego i peryferii Urzędu oraz koordynacja spraw związanych z serwisowaniem i usuwaniem awarii w/w sprzętu,
o)   koordynowanie projektów informatycznych prowadzonych przez instytucje nadrzędne dotyczące informatyzacji Gminy i Urzędu,
p)   prowadzenie dokumentacji w zakresie przyznawania prawa dostępu do systemów informatycznych Urzędu,
q)   koordynacja i nadzór nad prawidłowym funkcjonowaniem zewnętrznych systemów informatycznych współpracujących z systemami informatycznymi Urzędu.  
8)   prowadzenie procedur zamówień publicznych w urzędzie, w tym przygotowanie specyfikacji, umów i ogłoszeń.
9)   prowadzenie inwestycji,
10)    realizacja programów dofinansowujących zachęcających do ochrony środowiska mieszkańców gminy.
 
§ 28
Do zadań Pełnomocnika ds. ochrony informacji niejawnych należą sprawy związane
z ochroną tajemnicy państwowej i służbowej, a w szczególności:
1) zapewnienie ochrony informacji niejawnych,
2) ochrona systemów i sieci informatycznych,
3) zapewnienie ochrony fizycznej Urzędu,
4) kontrola ochrony informacji niejawnych oraz przestrzegania przepisów o ochronie tych informacji,
5) okresowa kontrola ewidencji, materiałów i obiegu dokumentów,
6) opracowanie planu ochrony Urzędu i nadzorowanie jego realizacji,
7) szkolenie pracowników w zakresie ochrony informacji niejawnych. 
 
§ 29
Do zadań Pełnomocnika ds. rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii należy w szczególności:
1)   prowadzenie spraw Gminnej Komisji Rozwiązywania Problemów Alkoholowych,
2)   opracowywanie gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii i realizacja tego programu,
3)   opracowywanie i przedstawianie Radzie Gminy rocznego sprawozdania z realizacji gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii,
4)   organizowanie programów zdrowotnych na terenie gminy,
5)   organizowanie konkursów na zadania z zakresu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz narkomanii,
6)   nadzór nad prawidłowym przebiegiem realizacji zadań powierzonych w ramach konkursów,
7)   sprawozdawczość.
 
§ 30
Do zadań Kierownika świetlicy należy realizacja zadań opiekuńczo-wychowawczych oraz profilaktycznych, wynikających z gminnego programu profilaktyki i rozwiązywania problemów alkoholowych oraz przeciwdziałania narkomanii obowiązującego w Gminie Unisław poprzez organizację zajęć, gier i innych aktywności edukacyjnych i wspierających kształtowanie właściwych postaw.
 
§ 31
Do zadań i kompetencji Zastępcy Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego należy
w szczególności:
1)                                                                                 w zakresie Urzędu Stanu Cywilnego:
e)    rejestracja urodzin, małżeństw oraz zgonów i innych zdarzeń mających wpływ na stan cywilny osób,
f)    sporządzanie aktów stanu cywilnego i prowadzenie rejestru stanu cywilnego oraz dokonywanie w nim dodatkowych wzmianek i przypisów,
g)   sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
h)   przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
i)     przyjmowanie oświadczeń o wstąpieniu w związek małżeński oraz innych oświadczeń zgodnie z przepisami kodeksu rodzinnego i opiekuńczego,
j)     wykonywanie zadań wynikających z Konkordatu,
k)   wydawanie zezwoleń na zawarcie małżeństwa ze skróconym terminem wyczekiwania,
l)     dokonywanie sprostowania oczywistego błędu pisarskiego w sporządzonym akcie stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznej,
m) uzupełnianie aktów stanu cywilnego w trybie czynności materialno-technicznej,
n)   wydawanie decyzji o unieważnieniu jednego z dwóch aktów stanu cywilnego stwierdzającego  to samo zdarzenie,
o)   odtwarzanie treści aktu stanu cywilnego w razie zaginięcia lub zniszczenia księgi,
p)   odtworzenie i transkrypcja aktu stanu cywilnego sporządzonego za granicą,
q)   migracja aktów stanu cywilnego,
r)    wydawanie zaświadczeń o zdolności prawnej obywatela polskiego do zawarcia małżeństwa za granicą,
s)    prowadzenie skorowidzów alfabetycznych aktów stanu cywilnego,
t)     zapewnienie uroczystych form rejestracji stanu cywilnego obywateli,
u)   przyjmowanie oświadczeń o powrocie małżonka rozwiedzionego do nazwiska noszonego przed zawarciem małżeństwa,
v)   przyjmowanie oświadczenia o uznaniu ojcostwa i o nadaniu dziecku nazwiska męża matki,
w) administracyjna zmiana imion i nazwisk,
x)   współpraca z komórkami ewidencji ludności, urzędami stanu cywilnego, placówkami  konsularnymi, organami wojskowymi,
y)   prowadzenie statystyki USC,
z)    przygotowywanie wniosków i występowanie o odznaczenia dla małżonków,
2)        w zakresie ewidencji ludności:
a)      realizacja wniosków o nadanie numeru PESEL,
b)      usuwanie niezgodności danych,
c)      udostępnianie danych z rejestru mieszkańców, z rejestru PESEL i rejestru dowodów osobistych,
d)      przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych na pobyt stały i czasowy, zgłoszeń wymeldowań z pobytu stałego i czasowego, zgłoszeń wyjazdów i powrotów
z zagranicy oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
e)      prowadzenie i aktualizacja rejestru mieszkańców,
f)       przekazywanie do WKU zawiadomień o zmianach miejsca pobytu osób podlegających powszechnemu obowiązkowi wojskowemu,
g)      wydawanie poświadczeń zameldowań,
h)      wydawanie decyzji administracyjnych i prowadzenie postępowań w sprawach zameldowania i wymeldowania,
i)       współpraca z komórkami ewidencji ludności na terenie kraju
j)       sporządzanie wykazów mieszkańców na potrzeby szkolnictwa, służby zdrowia, organów wojskowych i policji,
k)      prowadzenie dokumentacji i wydawanie dowodów osobistych,
l)       wydawanie zaświadczeń o utracie dokumentu stwierdzającego tożsamość,
m)   prowadzenie rejestru wyborców, przygotowywanie spisu wyborców, sporządzanie kwartalnych sprawozdań do Biura Wyborczego,
n)      wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,
o)      współpraca z sądami i kuratorami,
p)      prace związane z przygotowywaniem i przeprowadzeniem spisów powszechnej ludności,
q)      potwierdzanie wniosków o profil zaufany,
3) (uchylony).
 
§ 32
Do zadań i kompetencji samodzielnego stanowiska ds. ewidencji ludności i stanu cywilnego należy w szczególności:
1)      w zakresie ewidencji ludności:
a)      realizacja wniosków o nadanie numeru PESEL,
b)      usuwanie niezgodności danych,
c)      udostępnianie danych z rejestru mieszkańców, z rejestru PESEL i rejestru dowodów osobistych,
d)      przyjmowanie zgłoszeń meldunkowych na pobyt stały i czasowy, zgłoszeń wymeldowań z pobytu stałego i czasowego, zgłoszeń wyjazdów i powrotów
z zagranicy oraz prowadzenie ewidencji w tym zakresie,
e)      prowadzenie i aktualizacja rejestru mieszkańców,
f)       przekazywanie do WKU zawiadomień o zmianach miejsca pobytu osób podlegających powszechnemu obowiązkowi wojskowemu,
g)      wydawanie poświadczeń zameldowań,
h)      prowadzenie postępowań w sprawach zameldowania i wymeldowania,
i)       współpraca z komórkami ewidencji ludności na terenie kraju
j)       sporządzanie wykazów mieszkańców na potrzeby szkolnictwa, służby zdrowia, organów wojskowych i policji,
k)      prowadzenie dokumentacji i wydawanie dowodów osobistych,
l)       wydawanie zaświadczeń o utracie dokumentu stwierdzającego tożsamość,
m)   prowadzenie rejestru wyborców, przygotowywanie spisu wyborców, sporządzanie kwartalnych sprawozdań do Biura Wyborczego,
n)      wydawanie zaświadczeń o prawie do głosowania,
o)      współpraca z sądami i kuratorami,
p)      prace związane z przygotowywaniem i przeprowadzeniem spisów powszechnej ludności,
q)      potwierdzanie wniosków o profil zaufany,
2)      w zakresie stanu cywilnego:
a)      sporządzanie i wydawanie odpisów aktów stanu cywilnego oraz zaświadczeń,
b)      przechowywanie i konserwacja ksiąg stanu cywilnego oraz akt zbiorowych,
c)      migracja aktów stanu cywilnego,
d)      współpraca z komórkami ewidencji ludności, urzędami stanu cywilnego, placówkami  konsularnymi, organami wojskowymi,
e)      prowadzenie statystyki USC,
f)       przygotowywanie wniosków i występowanie o odznaczenia dla małżonków.
 
 
§ 33
Do zadań i kompetencji Inspektora Ochrony Danych należy prowadzenie spraw z zakresu ochrony danych osobowych, a w szczególności:
1)        informowanie administratora, podmiotu przetwarzającego oraz pracowników, którzy przetwarzają dane osobowe, o obowiązkach spoczywających na nich na mocy RODO i  innych przepisów Unii Europejskiej oraz obowiązujących przepisów prawa polskiego o ochronie danych i doradzanie w tej sprawie,
2)        monitorowanie przestrzegania RODO, innych przepisów Unii lub obowiązujących przepisów prawa polskiego o ochronie danych oraz polityk administratora lub podmiotu przetwarzającego w dziedzinie ochrony danych osobowych,
3)        udzielanie na żądanie Administratora zaleceń, co do oceny skutków dla ochrony danych oraz monitorowanie ich wykonania,
4)        współpraca z organem nadzorczym,
5)        pełnienie funkcji punktu kontaktowego dla organu nadzorczego w kwestiach związanych z przetwarzaniem danych osobowych,
6)        pełnienie roli punktu kontaktowego dla osób, których dane dotyczą, we wszystkich sprawach związanych z przetwarzaniem ich danych osobowych oraz z wykonywaniem praw przysługujących im na mocy RODO,
7)        prowadzenie rejestru czynności lub rejestru kategorii czynności,
8)        monitorowanie przestrzegania w  Urzędzie Gminy Unisław zapisów Polityki Bezpieczeństwa Informacji oraz Instrukcji Zarządzania Systemem Informatycznym,
9)        przeciwdziałanie dostępowi osób niepowołanych do przetwarzania danych osobowych, 
10)    prowadzenie ewidencji osób upoważnionych do przetwarzania danych osobowych,
11)    kontrola nad danymi osobowymi wprowadzonymi do zbiorów, 
12)    analizowanie i sprawdzanie zgodności przetwarzania danych osobowych
z obowiązującymi przepisami prawa,
13)    nadzór nad obiegiem oraz przechowywaniem dokumentów zawierających dane osobowe,
14)    monitorowanie zabezpieczeń wdrożonych w celu ochrony danych osobowych,
15)    podejmowanie odpowiednich działań w przypadku wykrycia naruszeń lub podejrzenia naruszenia zabezpieczeń, 
16)    informowanie administratora danych osobowych o stwierdzonych naruszeniach danych osobowych, sporządzenie informacji o zaistniałych naruszeniach.
 
 
§ 34
Do zadań i kompetencji Samodzielnego stanowiska ds. przedsiębiorczości i rozwoju ekonomii społecznej należy w szczególności:
1)   prowadzenie działań usprawniających działalność podmiotów ekonomii społecznej (PES),
2)   prowadzenie działań oraz wypracowanie formuły dialogu pomiędzy instytucjami, podmiotami ekonomii społecznej oraz przedsiębiorcami,
3)   inspirowanie i promowanie nowych metod działań w zakresie aktywizacji, integracji oraz reintegracji społecznej i zawodowej,
4)   prowadzenie działań z zakresu rozwoju partnerskiej współpracy pomiędzy samorządem lokalnym a podmiotami świadczącymi usługi aktywizacji, integracji oraz reintegracji społecznej i zawodowej na rzecz mieszkańców Gminy,
5)   monitorowanie rozwoju lokalnej przedsiębiorczości społecznej służącej zwiększeniu aktywności społecznej i zawodowej mieszkańców Gminy,
6)   aplikowanie o fundusze zewnętrzne na rzecz rozwoju współpracy międzysektorowej w zakresie aktywizacji, integracji oraz reintegracji społecznej i zawodowej,
7)   prowadzenie bieżącej dokumentacji realizowanych działań,
8)   wykonywanie innych zadań zleconych przez Wójta.
 
 
 
§ 35
1.    Do zadań i kompetencji Audytora wewnętrznego należy działania, w wyniku których Wójt uzyskuje obiektywną i niezależną ocenę funkcjonowania kontroli zarządczej, a w szczególności prowadzenie audytu wewnętrznego zgodnie z obowiązującymi przepisami prawa, w tym:
1)      planowanie działalności audytu wewnętrznego;
2)      sporządzanie sprawozdań z prowadzenia audytu wewnętrznego;
3)      dokumentowanie zadań i czynności audytowych.
2.    Cel i zakres audytu wewnętrznego oraz prawa i obowiązki audytora wewnętrznego określa Karta audytu wewnętrznego wprowadzona odrębnym zarządzeniem Wójta.
 
§ 36
Do zadań opiekunek osób starszych, pielęgniarki, fizjoterapeuty i animatora należy podejmowanie działań i czynności polegających na organizowaniu wsparcia osobom starszym w zakresie funkcjonowania tzw. Dziennego Domu Pobytu Seniora.
 
 
 
Rozdział VII
OGÓLNE ZASADY PODPISYWANIA DOKUMENTÓW I KORESPONDENCJI URZĘDU

§ 37
1.    Umowy lub inne dokumenty wywołujące zobowiązania finansowe podpisuje Wójt lub inne osoby posiadające jego upoważnienie.
2.    Umowy lub inne dokumenty, które mogą spowodować powstanie zobowiązań pieniężnych  wymagają kontrasygnaty Skarbnika lub osoby przez niego upoważnionej.
3.    Odpowiedzi na wnioski, interpelacje i zapytania radnych podpisuje Wójt w razie jego nieobecności Zastępca Wójta lub Sekretarz.  
4.     Wójt podpisuje osobiście:
1) zarządzenia, pisma okólne,
2) pisma związane z reprezentowaniem Gminy na zewnątrz,
3) pisma zawierające oświadczenie woli w zakresie zarządu mieniem Gminy,
4) odpowiedzi na skargi i wnioski dotyczące pracowników Urzędu,
5) decyzje z zakresu administracji publicznej, do których wydawania w jego imieniu nie upoważnił pracowników Urzędu,
6) pełnomocnictwa i upoważnienia do działania w jego imieniu, w tym pisma wyznaczające osoby uprawnione do podejmowania czynności z zakresu prawa pracy wobec pracowników Urzędu,
7) pisma zawierające oświadczenie woli Urzędu, jako pracodawcy,
8) pełnomocnictwa do reprezentowania Gminy przed sądami i organami administracji publicznej,
9) pisma zawierające odpowiedzi na postulaty mieszkańców, zgłaszane za pośrednictwem radnych,
10) kierowane do NIK, RIO, PIP, Izby Skarbowej i innych instytucji – w związku
z prowadzonymi przez nie postępowaniami,
11) inne pisma, jeśli ich podpisanie Wójt zastrzegł dla siebie.
 
5.    W okresie nieobecności Wójta akty normatywne i wszelkie dokumenty podpisuje Zastępca Wójta lub Sekretarz w zakresie określonym upoważnieniem.
6.    Wójt może upoważnić Zastępcę Wójta i Sekretarza do podpisywania dokumentów dotyczących spraw zastrzeżonych do osobistej akceptacji Wójta, o których mowa
w ust. 4.
7.    Dokumenty i pisma inne podpisują:
1)   Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik – w sprawach przez nich nadzorowanych, zgodnie z ustalonym podziałem zadań, jeżeli nie są zastrzeżone do podpisu Wójta oraz decyzje administracyjne i pisma w sprawach, do załatwiania, których zostali upoważnienie przez Wójta,
2)   Kierownicy Referatów w sprawach należących do ich zakresu działania, niezastrzeżone do podpisu przez inne osoby, Kierownicy Referatów podpisują pisma związane z zakresem działania referatów, decyzje administracyjne oraz pisma,
do załatwiania, których zostali upoważnienie przez Wójta oraz pisma w sprawach dotyczących organizacji wewnętrznej referatu,
3)   Zastępca Kierownika Urzędu Stanu Cywilnego podpisuje pisma pozostające
w zakresie jego zadań,
4)   Osoba wyznaczona przez Wójta zgodnie z udzielonym upoważnieniem.
8. Dokumenty przedkładane do podpisu muszą być parafowane na jednej z kopii przez osobę sporządzającą lub kierownika komórki organizacyjnej oraz w uzasadnionych przypadkach przez radcę prawnego, jako niebudzące zastrzeżeń pod względem prawnym.
9. Zasady podpisywania dokumentów finansowo-księgowych określa instrukcja obiegu dokumentów   księgowych opracowana przez Skarbnika.
10. Rejestracja, obieg, znakowanie, przechowywanie i archiwizowanie dokumentów odbywa się na zasadach określonych w instrukcji kancelaryjnej.
 
 
 
Rozdział VIII
AKTY PRAWNE WÓJTA

§ 38
Wójt wydaje:
1)   zarządzenia – wydawane na podstawie delegacji zawartych w aktach prawnych,
2)   pisma okólne – porządkujące wewnętrzne sprawy organizacyjne Urzędu,
3)   decyzje i postanowienia – w rozumieniu przepisów postępowania administracyjnego.
 
§ 39
Zarządzenie powinno zawierać:
1)      oznaczenie, numer kolejny w danym roku kalendarzowym,
2)      datę wydania,
3)      określenie zakresu przedmiotowego podlegającego regulacji prawnej,
4)      wskazanie podstawy prawnej,
5)      treść regulowanych zagadnień,
6)      przepisy końcowe obejmujące datę wejścia w życie.
 
 
 
 
§ 40
1.Projekty aktów prawnych (uchwał i zarządzeń) przygotowują pracownicy właściwi pod względem merytorycznym parafując przygotowany materiał, który zatwierdza swą parafą właściwy kierownik.
2. Projekt aktu prawnego obejmującego swym zakresem kilka stanowisk pracy opracowują i podpisują właściwi pod względem merytorycznym pracownicy oraz ich kierownicy.
3. Projekty aktów prawnych w zakresie jednostek organizacyjnych gminy przygotowują ich kierownicy.
4. Projekty wszystkich aktów prawnych powodujących skutki finansowe uzgadniane są ze Skarbnikiem, który potwierdza swą parafą uzgodnienie.
5. Projekty aktów prawnych należy przekazać do radcy prawnego w celu ich zaopiniowania pod względem formalno-prawnym przed ich skierowaniem do rozpatrzenia Wójtowi, Komisji lub Radzie.
 
 
 
Rozdział IX
ZASADY UDZIELANIA INFORMACJI DZIENNIKARZOM

§ 41
1.    Informacji o działalności Urzędu dziennikarzom udzielają:
1)   Wójt,
2)   osoby wskazane przez Wójta.
2.    Obsługa informacyjna środków masowego przekazu odbywa się na zasadach określonych w ustawie Prawo prasowe.
 
Rozdział X
ORGANIZACJA DZIAŁALNOŚCI KONTROLNEJ
 
§ 42
1.    W Urzędzie sprawowana jest kontrola zarządcza, której sposób wykonywania szczegółowo określają zarządzenia Wójta.
2.    Celem kontroli zarządczej jest zapewnienie w szczególności:
1)   zgodności działalności urzędu z przepisami prawa powszechnie obowiązującego
i przyjętymi procedurami wewnętrznymi,
2)   skuteczności i efektywności działania,
3)   przestrzegania zasad etycznego zachowania,
4)   efektywności i skuteczności przepływu informacji,
5)   zarządzanie ryzykiem.
3.    System kontroli w Urzędzie obejmuje:
1)   kontrolę zewnętrzną, której podlegają gminne jednostki organizacyjne,
2)   kontrolę wewnętrzną, której podlegają komórki organizacyjne Urzędu.
4.     Do przeprowadzenia kontroli uprawnia imienne upoważnienie podpisane przez Wójta.
 
 
 
 
 
Rozdział XI
PRZYJMOWANIE I ZAŁATWIANIE SKARG, WNIOSKÓW I PETYCJI

§ 43
1.Skargi, wnioski i petycje wpływające do Urzędu rozpatrują i załatwiają:
1) Wójt - w sprawach dotyczących zadań własnych Gminy realizowanych przez Urząd lub jednostki podległe,
2) Rada – w sprawach dotyczących Wójta.
2. Skargi, wnioski i petycje przyjmuje Wójt i przekazuje odpowiednio komórkom wewnętrznym Urzędu lub Radzie.
3. Zastępca Wójta, Sekretarz i Skarbnik przyjmują skargi w sprawach załatwianych przez podległe Referaty.
4. Skargi i wnioski ewidencjonowane są w rejestrze skarg i wniosków.
5. Petycje ewidencjonowane są w rejestrze petycji.
 
 
Rozdział XII
PIECZĘCIE I PIECZĄTKI

§ 44
1.    Ewidencję pieczęci i pieczątek używanych w Urzędzie prowadzi sekretariat Urzędu.
Z ewidencji tej powinno wynikać jak długo i w czyim użytkowaniu dana pieczęć znajduje się.
2.    Przekazywanie pieczęci i pieczątek pracownikom Urzędu odbywa się za pokwitowaniem w ewidencji, o której mowa w ust.1.
3.    Pracownicy odchodzący z pracy Urzędzie zdają pobrane pieczęci i pieczątki.
§ 45
Do osób dysponujących pieczęciami i pieczątkami należy:
1)   kwalifikowanie dokumentów pod kątem potrzeby odciskania na nich odpowiednich pieczęci i pieczątek,
2)   osobiste odciskanie pieczęci i pieczątek,
3)   przechowywanie pieczęci i pieczątek pod zamknięciem i zabezpieczenie przed dostępem osób trzecich,
4)   natychmiastowe informowanie przełożonemu o kradzieży lub zagubieniu pieczęci lub pieczątki.
 
§ 46
Wzory pieczęci i pieczątek określa instrukcja kancelaryjna.
 
Rozdział XIII
POSTANOWIENIA KOŃCOWE

§ 47
W trybie umowy cywilnoprawnej może być sprawowana w Urzędzie obsługa prawna , obsługa BHP, sprawy z zakresu rozwiązywania problemów alkoholowych i przeciwdziałania narkomanii oraz audyt wewnętrzny.
§ 48
1.      Szczegółowe wykazy obowiązków i odpowiedzialności poszczególnych pracowników Urzędu, jednostek organizacyjnych zawierają zakresy czynności tych pracowników.
2.      Prawa i obowiązki pracowników Urzędu, zasady dyscypliny pracy oraz inne sprawy związane z wewnętrznym porządkiem pracy określa Regulamin Pracy Urzędu.